Stocker des documents a toujours été considéré comme une tâche importante. Les archives – documents, bleus, notices et papiers personnels – doivent être soigneusement préservées en raison de leur valeur, une valeur qui dans certains cas peut être inestimable. Par ailleurs, de plus en plus souvent nous devons traiter des documents électroniques puisque c'est sous cette forme que la majeure partie des données sont aujourd'hui échangées.
Actuellement, deux moyens de stocker l'information se distinguent du lot : le premier consiste à créer une archive électronique ayant le même format que celui du document traité, le second propose de stocker les données après avoir opté pour un format unique.
Stockage des documents sous divers formats
Cette approche implique donc que les archives électroniques soient scindées en autant de systèmes que de formats : un pour les plans au format AutoCAD, un autre pour les documents au format Word de Microsoft, et ainsi de suite. Parallèlement, chaque système d'archivage doit être doté d'un moteur de recherche et d'un outil de navigation. Il va sans dire que cette manière de procéder complique grandement la mise en œuvre d'archives électroniques.
De plus, cette approche présente quelques inconvénients majeurs, le plus important découlant de l'évolution prévisible des logiciels de visualisation ou d'édition. En effet, aussi longtemps que l'entreprise ne fait usage que d'un seul logiciel, et d'une seule version, tout se passe bien, mais dès que sont introduites des mises à jour, la certitude de pouvoir consulter un document ancien disparaît ; ou au moins celle de l'afficher sous sa forme originale. C'est bien ici que résident les arguments en défaveur de l'adoption du format « natif » comme format d’archivage. Dans le meilleur des cas, cette approche peut être retenue pour le stockage temporaire des documents.
Archives électroniques universelles
Un système d’archivage électronique vraiment universel ne peut s’élaborer que sur la base d’un seul format. Le format PDF est bien souvent choisi pour cela. C’est un format indépendant de la plate-forme qui répond, en outre, aux impératifs d’une norme internationale de stockage des documents électroniques. Ce choix garantit l’accès permanent à la documentation sur l’ensemble de la période de stockage. Le format PDF est indépendant du logiciel utilisé pour visualiser le document, lequel se présentera toujours sous le même aspect.
La seule réelle difficulté que l’on puisse rencontrer dans l’organisation d’un stockage universel réside dans la conversion d’un format donné au format PDF. Il faut impérativement disposer d’un outil qui soit capable de convertir tous les documents (plans, textes, tableaux...) dans ce format et il est souhaitable que cet outil soit d’un emploi simple.
Universal Document Converter est un logiciel de création d’archives
Universal Document Converter est une imprimante virtuelle qui autorise la conversion d’un format donné au format PDF, ou tout autre format image courant. Universal Document Converter est vraiment... universel car il peut traiter n’importe quel « objet » susceptible d'être imprimé par une imprimante ordinaire. De plus, Universal Document Converter est d’un emploi très simple ; n’importe qui peut s’en servir sans formation, même le plus inexpérimenté des utilisateurs.
Sans aucun doute, Universal Document Converter peut être considéré comme l’Application parfaitement adaptée à la création d’archives électroniques. Universal Document Converter est la solution idéale pour cette tâche parce qu’il possède une vaste palette de fonctionnalités : configuration souple de la conversion, extensibilité assurant l’emploi aisé sur un réseau local, présence d’interfaces COM pour l’intégration à un système d’informations d’entreprise ou de traitement automatique des données.
