De nos jours, le courrier électronique est le moyen le plus employé pour échanger des documents entre sociétés. Nous parlons, cela va sans dire, de documents qui n’exigent aucune signature ni aucun sceau d’authentification comme c’est le cas des factures de biens et de services. Par ailleurs, nombre de sociétés désirent diffuser par ce moyen des documents spécifiques : schémas, plan d’implantation, etc. et il n’y a rien de surprenant à cela puisque le courrier électronique est un moyen rapide et peu coûteux d’échanger des informations. Toutefois, l’envoi de documents par courrier électronique peut parfois présenter quelques difficultés.
Tout d’abord, de nombreuses personnes envoient les documents en conservant leur format d’origine, car elles pensent que cette manière de faire est la plus simple. Ce n’est pas toujours vrai et le destinataire peut quelquefois rencontrer des problèmes. En effet, consulter un document électronique suppose, presque invariablement, que l’on dispose du même logiciel que celui qui a servi à sa création, ce qui est loin d'être certain, d’autant plus que d’une version à l’autre d’un même logiciel on peut rencontrer des écarts suffisants pour altérer sensiblement l’affichage du document d’origine. À titre d’exemple, rien n’assure qu’une feuille de calcul créée à l’aide d’un logiciel spécifique de comptabilité puis convertie en un fichier au format XLS de Microsoft Excel, s’affiche strictement comme désiré sur l’ordinateur du destinataire. Mais il ne s’agit ici que d’une seule des difficultés possibles. Les documents transmis sous leur format d’origine peuvent être – accidentellement ou intentionnellement – modifiés par celui qui les reçoit. Cela peut être sans importance ou, en revanche, capital selon le degré recherché de protection du document d’origine.
La seule manière de s’affranchir de ces problèmes consiste à envoyer des documents ayant un format qui les met à l’abri de toute modification, ce qui est le cas des formats PDF et JPEG. Les documents ayant ces formats peuvent être affichés et imprimés à l’aide de logiciels gratuits qui sont installés sur la quasi totalité des ordinateurs ; ils sont, de plus, impossibles à modifier. En principe, cette solution lève toute les hypothèques liées à la transmission électronique des documents. Toutefois, cela implique que les documents concernés soient préalablement convertis en documents PDF ou JPEG.
Habituellement, les opérations se déroulent de la manière suivante : le document est créé à l’aide du logiciel d’application, il est ensuite imprimé puis numérisé au format PDF ou JPEG. Il est clair que cette manière de procéder présente de sérieux inconvénients : 1) temps passé à « convertir » les formats, 2) frais qu’entraîne l’impression – feuille de papier imprimée mise au panier 5 minutes plus tard, consommables d’imprimante – et 3) l’employé doit s’assurer physiquement et manuellement de la qualité de la « conversion ».
Heureusement, la conversion des documents d’un format donné en un format convenable peut être automatisée. En particulier si on la confie au logiciel Universal Document Converter qui a été spécialement conçu pour réaliser au mieux cette tâche – ce logiciel se comporte comme une imprimante virtuelle et au lieu d’imprimer, il convertit les formats. Il existe de nombreux avantages à faire appel au logiciel Universal Document Converter. Tout d’abord, il est capable de convertir à peu près n’importe quel fichier qui peut être imprimé. Deuxièmement, Universal Document Converter peut fournir un fichier de sortie ayant, au choix, l’un des formats suivants : PDF, TIFF, JPEG, PNG, PCX, DCX, GIF ou BMP, ce qui n’est pas le cas de ses concurrents et ce qui le rend adapté non seulement à la transmission des documents par courrier électronique mais à d’autres opérations au sein de l’entreprise.
Troisièmement, Universal Document Converter est extrêmement simple à utiliser. Convertir un fichier à l’aide de ce logiciel ne présente pas plus de difficulté que de l’imprimer sur une imprimante ordinaire. Tout utilisateur d’ordinateur sait réaliser cette tâche triviale, y compris celui qui vient tout juste d’acquérir les notions de base de l’informatique. Cela d’autant plus que le logiciel possède de nombreuses fonctionnalités destinées à faciliter encore le processus de conversion, telles que la prise en compte de profils (collection de réglages pour effectuer de manière optimale diverses opérations) ou la possibilité d’afficher un aperçu du fichier de sortie en fonction des valeurs données aux différents paramètres.
Un autre avantage d’Universal Document Converter réside dans ses fonctions tournées vers l’utilisation en entreprise, comme la faculté d'être employé en réseau. Cela réduit la charge des postes de travail et augmente ainsi leur productivité. La présence d’une interface COM est un atout majeur puisque le logiciel peut être intégré à l’informatique de l’entreprise de manière que l’envoi des documents puisse être entièrement automatisé. À titre d’exemple, il est possible de paramétrer le logiciel pour que l’utilisateur puisse choisir, parmi les réglages d’impression, le destinataire du fichier. En ce cas, immédiatement après avoir été converti, le fichier est attaché à un message électronique adressé au destinataire.
En résumé, Universal Document Converter est un outil commode qui peut être employé pour faciliter l’envoi de documents par courrier électronique, le rendre plus performant et moins coûteux.
