Universal Document Converter
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Comment réduire les coûts de mise en œuvre d'un système électronique de gestion des documents ?


Lorsque l'on met en place un système électronique de gestion des documents, on est le plus souvent obligé de numériser les archives existantes. Le logiciel Universal Document Converter est idéal pour exécuter cette tâche car il peut réduire de façon significative le coût de sa réalisation.

De nos jours, nombre d'entreprises en viennent à un système électronique de gestion des documents. Il est incontestable que s'affranchir du papier facilite la recherche d'un document dans les archives et permet de gagner de l'argent en supprimant les dépenses de consommables pour les imprimantes. En outre, on peut aussi espérer un gain de place en éliminant les armoires pleines de cartons d'archivage !

En règle générale, la base d'un système de gestion de documents est l'adoption du format PDF dont l'indépendance vis-à-vis de la plate-forme garantit la possibilité de consultation et d'impression quels que soient les documents, les ordinateurs et les systèmes d'exploitation.

Sous-traitance de la conversion des documents sur papier en fichiers PDF

Il existe de nombreuses entreprises capables d'offrir ce genre de service. Elles numérisent les documents d'archive de votre société et les convertit en documents électroniques au format PDF. À première vue une telle démarche doit être intéressante puisque votre société se trouve déchargée d'une tâche de routine. Pourtant, cette solution présente plusieurs inconvénients.

D'une part, il est nécessaire de contrôler les résultats du travail sous-traité. En effet, des erreurs sont possibles, qui peuvent entraîner la perte de documents ou générer des situations conflictuelles.

D'autre part, toute société possède dans ses archives des documents dont la perte provoquerait une catastrophe. Il s'agit, par exemple, de documents bancaires ou financiers, mais aussi de documents techniques qui, pour une raison ou une autre, n'ont pas fait l'objet d'un dépôt de brevet.
En conclusion, la numérisation des archives d'une société implique qu'une partie du travail soit réalisée au moyen des ressources propres à cette société.

Numérisation des documents

Numériser des documents comporte deux étapes principales : la numérisation proprement dite des originaux sur papier puis la conversion au format PDF.

La première est obtenue à l'aide de matériels convenables. La plupart des sociétés disposent d'un nombre suffisant de scanneurs pour que la conversion des documents sur papier ne pose pas en soi un quelconque problème.

Les difficultés peuvent apparaître lors de la seconde étape, c'est-à-dire lors de la transformation des images numérisées en documents PDF. Les scanneurs sont, très souvent, des machines anciennes et fiables qui n'ont pas été remplacées car elles donnent encore satisfaction mais, malheureusement, n'ont pas les pilotes permettant de produire un fichier électronique au format PDF.

Face à une telle situation, votre société peut mettre au rebut les vieux scanneurs et les remplacer par des neufs capables de numériser au format PDF. C'est une solution coûteuse ! D'autant plus coûteuse que votre société possède dans ses archives des plans de grand format pour lesquels il lui faut acquérir un scanneur très cher, ou effectuer une mise à niveau pour être capable de numériser au format PDF et non pas seulement au format TIFF, laquelle est aussi très onéreuse.

Enfin, la numérisation accomplie, une partie des nouveaux scanneurs acquis ne servira plus à rien si ce n'est à ramasser la poussière. Le besoin de numériser des documents en grand nombre ne se produira probablement plus jamais, n'est-ce pas ?

Optimisation des dépenses

Les dépenses liées au remplacement des scanneurs anciens peuvent être évitées si la conversion des documents sur papier en fichiers PDF est divisée en deux opérations :
1. Les documents sont numérisés selon le format pris en compte par le scanneur ancien (le format TIFF ou Bitmap, par exemple).
2. Les fichiers sont ensuite convertis au format PDF.

Pour cette seconde tâche, la société fCoder Group, Inc. conseille l'emploi du logiciel Universal Document Converter. Il se comporte comme une imprimante virtuelle et peut donc convertir n'importe quel type de fichier en fichier PDF.

Dans ces conditions, la numérisation des archives se résume à ceci : les documents sur papier sont numérisés et immédiatement imprimés à l'aide de l'imprimante virtuelle dénommée Universal Document Converter, laquelle convertit les fichiers produits par le numérisation en fichiers au format PDF et les sauvegarde sur le serveur - c'est-à-dire sur le support central de stockage des archives.

Cette approche rend inutile l'achat de nouveaux scanneurs, la numérisation étant possible avec le matériel existant. En outre, Universal Document Converter deviendra un outil commode pour l'ensemble du personnel de la société puisqu'il met à sa disposition le moyen de convertir non seulement des fichiers images mais n'importe quel type de document.

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