Universal Document Converter
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Universal Document Converter et la veille de presse optimisée


Les agents de relations publiques et les départements de marketing font appel à divers outils pour accomplir leurs tâches. L’un d’eux consiste à « découper » les articles de la presse en ligne. Cela implique de recueillir et d’analyser les informations délivrées par la presse électronique. Essentiellement, il s’agit de consulter de manière permanente les publications populaires puis de présenter au management les informations intéressantes après leur analyse.

Veille de la presse à la manière ancienne

Découper des articles dans la presse en ligne est une tâche laborieuse. Si elle ne jouait pas un rôle aussi important (les enseignements tirés des coupures de presse permettent de corriger la stratégie des entreprises et d’orienter le discours de leurs relations publiques), beaucoup se refuseraient à l’entreprendre.

Tout d’abord, cette tâche suppose la veille physique quotidienne de tous les sujets concernés et l'attribution de chacun à une personne donnée, seule capable d'effectuer une sélection de qualité au sein de la masse d’informations.

Ensuite, les articles sélectionnés doivent être traités. Ils doivent se présenter sous un seul format qui préserve leur aspect original tout en offrant la certitude qu’ils pourront être affichés ou imprimés à l’aide du système informatique du client.

Le plus souvent, ce traitement requiert deux opérations. La première est la reproduction sur papier à l’aide de l’imprimante du bureau. La seconde est la numérisation du document ainsi imprimé pour en obtenir une version au format PDF qui peut être adressée au client ou au management.

Ce processus présente malheureusement plusieurs inconvénients.

D’une part, la qualité de la copie de la publication se ressent des diverses manipulations puisque dans la majorité des cas on ne fait appel qu’à du matériel de bureau tout à fait conventionnel. Ce matériel convient à l’impression et à la numérisation de textes, mais il est techniquement insuffisant dès lors que l’on désire des images de qualité. N’oublions pas non plus que les articles sont couramment imprimés à l’aide d’une imprimante laser noir et blanc, ce qui veut dire que les couleurs d’origine sont ignorées, donc absente du fichier PDF envoyé. Il en résulte que bien des clients sont mécontents de la qualité des documents.

D’autre part, ces opérations exigent plusieurs interventions manuelles car les pages Web des sites de presse diffèrent grandement et bien peu s’impriment complètement et joliment sur une feuille de papier au format A4. En conséquence, chaque article exige que soient définis des dimensions et des rapports d’agrandissement ou de réduction avant impression. Inutile de souligner que le succès n’est pas garanti... Le numérisation des articles imprimés est elle-même une tâche qui prend du temps. Le document à numériser doit être soigneusement positionné, le processus doit être lancé et l’opérateur doit attendre qu’il s’achève avant de passer à la feuille ou au paquet de feuilles suivants. La tâche devient très compliquée si le document ne tient pas dans la largeur de la feuille de papier et l’on est parfois conduit à ignorer la partie droite du document. Bien évidemment, on peut résoudre ce problème en faisant l’acquisition d’une imprimante et d’un scanneur pour le format A3, mais ce sont des appareils très onéreux.

En conclusion, la veille de la presse opérée selon la méthode traditionnelle exige beaucoup de temps et la productivité du spécialiste chargé de cette tâche ne peut pas, pour les raisons évoquées, se situer à un niveau bien élevé.

L’autre inconvénient attaché à cette méthode réside dans les dépenses notables à engager pour l’approvisionnement en consommables – papier, cartouches d’encre... et si l’on tient compte de ce que tout ce papier imprimé devient inutile immédiatement après la numérisation, en gros une demi-heure après l’impression, on se dit qu’il y a là un beau gâchis !

S’il est vrai que le client paie pour les consommables, il est vrai également que réduire le prix de revient de ces opérations ne peut pas faire de mal, soit que l’on en profite directement, soit que l’on en tire avantage en creusant l’écart avec la concurrence.

Automatiser la veille de presse

Comme nous l’avons déjà dit, la veille de presse comporte deux étapes. La recherche et le choix de la matière sont extrêmement difficiles à automatiser, mais la préparation des articles trouvés sur Internet et leur envoi au client peuvent l’être aisément.

Pour cela, il existe le logiciel idéal : Universal Document Converter. Ce logiciel est spécial en ceci qu’il opère comme une imprimante virtuelle, ce qui lui confère d’une part la possibilité de convertir tous les documents provenant des logiciels possédant une fonction d’impression sur papier (y compris les navigateurs), et d’autre part une grande simplicité.

Employer Universal Document Converter pour la veille de presse se présente donc ainsi :
  • Les sites de presse Internet sont examinés et les articles susceptibles d’intéresser le client sont sélectionnés.
  • Ces articles sont imprimés directement à partir du navigateur mais en utilisant Universal Document Converter comme imprimante et après avoir défini les paramètres du fichier de sortie.
Signalons au passage qu’Universal Document Converter permet d’ajouter des pages à un fichier existant. En pratique, cela veut dire qu’il est possible de constituer un seul document PDF contenant tous les articles publiés au cours d’une certaine période, ou bien tous les articles provenant d’un certain site Internet.

Employer Universal Document Converter pour la veille de presse est une solution élégante aux problèmes que pose la méthode de veille traditionnelle. Premièrement, la qualité du document PDF résultant est le strict reflet de celle des documents d’origine puisque la conversion laisse intacts le formatage et la palette de couleurs. Deuxièmement, les dimensions des pages de sortie peuvent être judicieusement choisies lors du paramétrage de la conversion. Cela permet de placer la totalité de l’article original sur une seule page du fichier de sortie, ou bien de rassembler plusieurs articles en un seul document PDF multipage.

L’absence d’impression et de numérisation des articles réduit le coût de la veille en termes de consommables et d’usure des équipements de bureau. Universal Document Converter est donc un outil économique puisqu’il réduit les frais généraux, et écologique puisqu’il supprime l’utilisation du papier.

Enfin, Universal Document Converter apporte à l’entreprise un gain incontestable de productivité des personnes ayant en charge la veille de presse, cela en raison de l’automatisation du processus de choix des articles et de la suppression des interventions manuelles.

Conclusion

La veille de la presse en ligne est une tâche laborieuse qui exige du temps. De nombreuses agences de relations publiques font appel à leur personnel pour réaliser les nombreuses opérations manuelles qu’elle implique, mais une partie de ces opérations peut être automatisée. Employer Universal Document Converter permet de gagner du temps, d’améliorer la qualité des compte-rendu adressés aux clients et de réduire les frais généraux.

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